Nemrég írtam arról, hogyan rendeztem át a személyes határidőnaplómat. Arra gondoltam, emellé megosztom a munkahelyi naptáramat is, mert ott is egy jól bevált és bejáratott színkódoló rendszert használok, de mást és más formában, mint a személyes tervezőmben. 

A munkahelyi és az itthoni teendőim alapvetően jól elkülönülnek egymástól, így két külön naptárt használok rájuk. A személyes határidőnaplómat mindig a táskámban hordom, míg a munkahelyi naptárat az asztalomon tartom. A személyes tervezőm egy gyűrűs kalendárium, havi és heti tervezővel és a különböző egyéb érdeklődési köröknek (blog, háztartás, Oriflame, stb.) fenntartott külön szekciókkal. A munkahelyi naptáram ezzel szemben egy teljesen átlagos asztali állónaptár, a legolcsóbb papírbolti fajta. 

A munkahelyi naptáramban alapvetően két dolgot kell szem előtt tartanom:

• A főnököm teendőit és programjait
• A saját teendőimet és programjaimat

Ezért a következő “kétszer kettes” színkódolást vezettem be:

• Kék szín a főnökömnek
• Pink szín nekem
• Sötét a feladatoknak
• Világos a programoknak

A személyes határidőnaplómba fűzve csak egy tollat hordok magammal, feketét, és a színkódokat utólag fűzöm hozzá az egyes bejegyzésekhez, ha szükséges, a munkahelyemen viszont négy különböző színű tollat tartok a naptáram mellett, és így azonnal szembetűnően tudom vezetni a bejegyzéseket:

• Sötétkékkel a főnököm nagyobb feladatait (amikről tudok és amikre az én feladatom emlékeztetni)
• Világoskékkel a főnököm programjait
• Sötét pinkkel (erm, nem vagyok jó a színekben – ez a bíbor talán?…) a saját feladataimat
• Világos pinkkel az én programjaimat 

  
[A szenzitív adatok miatt eléggé szétmaszatoltam a képet, remélem, azért értelmezhető.]

Személyes programokat is fel szoktam vezetni a munkahelyi naptárba, de csak akkor, ha azok befolyásolják a munkámat, például ha hamarabb el kell indulnom a munkából miattuk. 

Fix programok esetén igyekszem igazodni a naptár adta időszeletekhez. Bár ez a kisebb terjedelem nem igazán alkalmas a precíz tervezésre, de a munkahelyemen is nagyon változékonyak a folyamatok, szintén nem adnak lehetőséget a sebészi pontosságú ütemezésre, így a kettő nagyon jól megfér egymás mellett. 

A nem időponthoz kötött feladatokat a szabad helyekre írom be, vagy abba a napszakba, amikhez kötődnek (például egy nap végi jelentést a lap aljára, egy napindító ellenőrző feladatot a lap tetejére, stb.). 

Gyakran előfordul, hogy olyan anyag kapcsolódik egy napi programhoz vagy feladathoz (meghívó, tájékoztató, bővebb feladatlista, stb.), ami nem fér meg ebben a szűk keretben. Ilyenkor az adott dokumentumról másolatot készítek, és egy gemkapoccsal úgy rögzítem az adott hét lapja mögé, hogy a gemkapocs helye a napot jelezze, amihez a dokumentum tartozik.

Az ismétlődő feladatokat is felírom a naptárba, mert nem biztos, hogy észben tudom tartani attól, hogy hetente visszatérő rutin. Az elmúlt találkozókat és a teljesített feladatokat kihúzom, hogy első pillantásra egyértelmű legyen, mivel nem kell már foglalkozni, a következő hét elején pedig átírok minden olyan fontos feladatot, amit nem sikerült teljesíteni az előző héten.

Nos, nagyjából így vezetem a munkahelyi feladataimat – kevésbé igényes és csinos, de a célnak megfelelő és praktikus rendszer.