david allen címkéhez tartozó bejegyzések

Braindump – Borítsd ki a szemetet!

Kategória: Kategória nélkül by

[SCROLL DOWN FOR ENGLISH VERSION]

🇭🇺 Van, hogy egyszerre érzed üresnek és túl telinek a fejed – éreztetek már így? Elég általános állapot nálam mostanában.

Elizabeth Gilbert: Big Magic c. könyvében (amiről nem, nem feledkeztem el, tudom, hogy tartozom egy ajánlóval) több történetet is megoszt azzal kapcsolatban, hogy ha megrekedünk, csak annyi a dolgunk, hogy nyitvahagyjuk az ajtót a múzsának – ne várjuk, hogy kopogtasson, inkább dolgozzunk tovább szorgalmasan, ihletetten vagy sem.

Olyan ez, mint kinyitni a csapokat egy csőtörés után. Először nem jön belőlük semmi, majd köpködve és akadozva megered egy kis koszos, büdös, zavaros víz, majd ha elég sokáig várunk, kifolyik a csövön valami olyasmi is, ami már hasonlít ivóvízre.

Akár írásról, akár csak az ép eszemről, az érzéseimről, a gondolataimról van szó, nekem szinte mindig segít (nem mindig tesz nagy csodát, de legalább egy kicsit mindig segít), ha “kinyitom a csapokat” és engedem, hogy kifolyjon rajta, ami akad, legyen az szutykos, zavaros csatornalötty vagy tiszta víz.

Braindump – Az agyad szemétdombja

A bullet journalosok körében találkoztam a “braindump” fogalmával, ami egyébként vicces módon nem is “bullet”-es, listás fogalom – a “dump” szemétlerakót jelent, és a braindump egyszerűen annyit tesz, hogy fogj egy papírt és egy tollat, és önts ki az agyadból minden szemetet.

View this post on Instagram

Batch-completing some #PlanWithMeChallenge prompts: writing, my daily ritual, appreciation. 🇬🇧 One year ago, freshly fired, stunned, in hunt for a part-time administration job, in fear of my upcoming final exam in college, fighting with doubt and depressing feelings, I dreamed about this exact life I'm having right now. Guess who doesn't appreciate this enough? 👉😂👈 Last night I made a braindump, trying to think with the mind of my one-year-ago self, just see things with a fresh eye instead of complaining, and sketch an "ideal day" schedule, at least for a start. 🇭🇺 Egy éve ilyenkor, friss munkanélküliként, letörten, egy részmunkaidős adminisztrátori munka után kutatva, stresszben a közelgő államvizsgától, pontosan olyan életről álmodoztam, mint amiben ma élek. Na és ki az, aki nem értékeli mindezt eléggé? 👉😂👈 Úgyhogy tegnap este kiöntöttem a fejemben kavargó gondolatokat a naplóm lapjaira, megpróbáltam friss szemmel, egészen pontosan az egy évvel ezelőtti Timi szemeivel nézni a dolgokat, és nyűglődés helyett felskiccelni egy "ideális napot", amihez végre-végre-végre tényleg minden adott.

A post shared by Timi (@nagytimi85) on

Ez persze működhet lista formában is, de nekem jobban megy, ha folyékonyan, mondatokban, mondattöredékekben, szót szó után dobálva, mindenféle rendszer nélkül csak hagyom, hogy kifolyjon minden, bármi, ami épp a fejemben van – néha egyébként nem is tudok róla, mi az, amíg ki nem nyitom a csapokat. Néha csak azt érzem, hogy feszít, zubog, és nagyon gyorsan meg kell nyitnom egy szelepet. (Ahogy a férjem szokta mondani: “engedd ki, mielőtt beléd büdösödik”.)

Morning pages – A reggeli szellőztetés

Julia Cameron: A művész útja c. könyvében osztja meg a reggeli jegyzetelés módszerét. A reggeli oldalaknak tulajdonképpen két fontos szabálya van: 1 – reggeli, és 2 – oldalak. Azaz mindenképpen azt javasolja, hogy napindítóként és valódi papírra jegyzetelve végezzük ezt a gyakorlatot. Ezen kívül nem sok szabály van – javaslata szerint minden napot 3 oldalnyi “braindump” papírra vetésével indítsunk – nem kell, hogy ez művészi, emelkedett, bármilyen üzenetet hordozó gondolatok legyenek. Bármit, ami helyet foglal az elmédben, vess papírra – javasolja.

Hogy mi közük az olyan mondatoknak, mint az “ideje lecserélni az ágyneműt” vagy hogy “vissza kell hívnom a húgomat a találkozó kapcsán”? Ahogy David Allen is felhívja rá a figyelmet az Intézz el mindent c. könyvében: nem tudsz magasabb szinten funkcionálni addig, amíg az életed alsó szintjén káosz van és hasraesel mindenféle befejezetlen dologban és piszlicsáré aggodalomban, amit szanaszét hagytál.

A reggeli jegyzetelés tehát erre ad egy konkrét módszert: minden reggel szellőztesd ki a fejed – vess papírra nem több és nem kevesebb mint három oldalnyi gondolatot abból, ami a fejedben zötyög.

Mindennapos írás

Korábban már írtam itt a blogon arról, hogy miért érte meg számomra meghonosítani a mindennapos írás rutinját: mert megtanultam, hogy a rutin és a kreativitás, a móka, az ihlet egyáltalán nem egymásnak ellentmondó fogalmak. Igen, az ihlet néha magától is kopogtat – ez olyan, mint amikor a rosszul elzárt csapból váratlanul kicseppen egy tiszta, tökéletes vízcsepp –, de legtöbbször ki kell nyitni a csapot és türelmesen folyatni a zavaros, büdös löttyöt, mielőtt elkezd tisztulni a kép.

Ezt a rutint persze sem kialakítani, sem fenntartani nem könnyű, és be kell vallanom, én nem vagyok egy Elizabeth Gilbert, aki, ahogy a Big Magicben írja, a házassági esküjét is hamarabb szegte meg, mint azt a fogadalmat, hogy minden nap legalább fél órát írással tölt, bármi történik. Számomra most már évek óta a NaNoWriMo, a novemberi regényíró kihívás az, ami mindig képes visszaadni a napi írós rutinomat. (Idén nem akartam, hogy novemberig kelljen váratnom a múzsát, úgyhogy beneveztem az áprilisi Camp NaNoWriMo évközi kihívásba is – talán már rájöttetek, hogy ennek köszönhető ennek a cikknek a megszületése is. :))

Novemberben megosztottam egy kis “bakiparádét” is, ami tökéletesen tökéletlen bizonyíték arra, hogy ez sem más, mint egy “braindump”, az agyam szemétdombja egy dokumentumban, amiben néha megcsillan egy-egy apró érték. Ezt a sok szemetet persze két okból is megéri papírra/dokumentumba dobálni: nemcsak amiatt a néhány csillogó kis üveggolyó miatt, amik mégis előkerülnek valahogy a szemét közül, hanem mert egyszerűen jólesik, hogy ennyivel is tisztább a fejem.

Elhajított papírrepülők

Ahogy írtam, ebben a hónapban beneveztem a Camp NaNoWriMóra is, ami a novemberi regényíró kihívás évközi, (még) kevésbé szigorú kistestvére: míg novemberben a cél 50000 szónyi regény kézirat összeállítása, a tavaszi és a nyári táborok alatt mind a szószám célt, mind a projekt jellegét magunknak határozzuk meg. (Persze novemberben sem zárnak ki senkit ezért a versenyből – én szinte minden évben “rebel”-ként, lázadóként indulok.) Emellett adtam egy próbát a reggeli oldalaknak is (amiben szintén csalok, mert az évek megtanítottak, hogy nincs az a reggeli rutin a fogmosáson kívül, amit képes lennék meggyökeresíteni… – így én inkább az esti oldalakkal próbálkozom), de mivel épp igyekszem felépülni egy több hónapos “egyszerre üres és túlfeszített” válságból, azon kaptam magam, hogy féltékenyen nézegetem az esti braindumpjaimat: nem igazságtalanság ezt a sok szót a Camp NaNo projektemtől elvenni?! Hiszen olyan lassan gyűlnek a(z egyébként zömében szemétre való) szavak abban a dokumentumban!

Aztán eszembe jutott ez a történet, amit Elizabeth Gilbert a Big Magicben oszt meg:

“Tom Waits vegül ráérzett arra, hogyan kezelje a kreativitását dráma és szorongás nélkül. Állítása szerint ennek a könnyedségnek a nagy része abból fakad, hogy látja a gyerekeit felnőni, és rácsodálkozott arra, hogy az ő kreatív önkifejezésük nem ismeri a korlátokat. Szembetűnő volt számára, hogy a gyerekei felhatalmazást éreztek arra, hogy szüntelenül dalokat fabrikáljanak. Amint végeztek velük, félrehajították őket, „mint az apró origamifigurákat vagy papírrepülőket”. Aztán máris a következő dalt énekelték, ami valami égi csatornán át érkezett. Láthatólag sosem aggódtak amiatt, hogy az ötletek áradata egyszer csak elapad. (…) Ahogy Waits figyelte, milyen játszi könnyedséggel alkotnak a gyermekei, váratlanul meglepő felismerést tett: az egész valójában nem is olyan nagy kunszt.”

Őszintén megmondom, még mindig egyszerre kínos és mókás figyelni magamat, ahogy próbálom meggyőzni magamat, mint egy rossz kutyát, hogy engedd el, engedd el, engedd már el azt az átkozott papírrepülőt. (Mintha minimum egy űrsikló tervrajzáról beszélnénk – pedig garantálhatom, hogy egy óvodás maszatos papírrepülőjében több érték van, mint a reggeli oldalaimban és a Camp doksimban együttvéve. :D)

Minden alkalommal, amikor hagyom, hogy a mindennapos írás, a mindennapos braindump rutinja (nevezzük akárhogy és kapjon akárhol helyet a napi rutinunkban) kikopjon az életemből, olyan érzés visszahozni, ahogy egy elgémberedett végtagot próbál újra működésre bírni az ember kínzó tűszúrásoktól kísérve.

De megéri, nemcsak azért, mert jó érzés befejezni egy cikket és feltölteni a blogra, hanem mert egyszerűen jobban, könnyebbnek érzem minden alkalommal, amikor kiszellőztetem egy kicsit a fejem, amikor kiszórom a szemetet a fejemből, amikor kinyitom a csapokat. Ezért szerettem volna veletek megosztani ezt a három “braindump” technikát.

Ti alkalmazzátok a “braindump” technikáját a mindennapjaitokban?

[ENGLISH VERSION]

🇬🇧 Do you know the feeling when your head is empty and painfully full at the same time? I felt this a lot lately, and this paralyzing feeling is the dying place of creativity – which is a dying place of many good stuff in life.

Time after time there is an article here on the blog around this topic, what is a good sigh of that I have to talk to myself about this topic over and over again. :D This is one of those times again.

I read the Big Magic book by Elizabeth Gilbert last year, in that she talked a lot about how you cannot just sit and wait for inspiration to come and knock on your door. You have to leave the door open: you have to work, you have to keep going, you have to keep producing shit, and then you have the chance to surprisingly produce something not-so-shitty on some point.

This reminds me of the times when the water company turnes off water because of maintence, and after that, you have to open the faucet and just wait. First nothing, then the faucet starts to split awful, stinking, muddy water, and then, slowly, it becomes clean.

Time after time I have to force myself to open the faucet again.

Braindump

I met the word “braindump” for first in the bullet journal community. It’s funny, because it isn’t, at least not necessary a “bullet” method – it doesn’t requires to make a list. The point of braindumping is to unload the garbage from your head on a dump page of your journal. It is garbage, it doesn’t have to look pretty or organized – just empty your head.

View this post on Instagram

Batch-completing some #PlanWithMeChallenge prompts: writing, my daily ritual, appreciation. 🇬🇧 One year ago, freshly fired, stunned, in hunt for a part-time administration job, in fear of my upcoming final exam in college, fighting with doubt and depressing feelings, I dreamed about this exact life I'm having right now. Guess who doesn't appreciate this enough? 👉😂👈 Last night I made a braindump, trying to think with the mind of my one-year-ago self, just see things with a fresh eye instead of complaining, and sketch an "ideal day" schedule, at least for a start. 🇭🇺 Egy éve ilyenkor, friss munkanélküliként, letörten, egy részmunkaidős adminisztrátori munka után kutatva, stresszben a közelgő államvizsgától, pontosan olyan életről álmodoztam, mint amiben ma élek. Na és ki az, aki nem értékeli mindezt eléggé? 👉😂👈 Úgyhogy tegnap este kiöntöttem a fejemben kavargó gondolatokat a naplóm lapjaira, megpróbáltam friss szemmel, egészen pontosan az egy évvel ezelőtti Timi szemeivel nézni a dolgokat, és nyűglődés helyett felskiccelni egy "ideális napot", amihez végre-végre-végre tényleg minden adott.

A post shared by Timi (@nagytimi85) on

You can, however, do it in a list format, but for me it’s easier to do in a fluent way, without organizing it into a list. I write sentences, fragments, words, whatever. Just keep the flow rushing out of the pipe. (The fun thing is, often I don’t know what’s in my head, I just feel it’s buzzing and I have to open the faucet, before, as my husband puts it, it turns vapid inside me.)

Morning pages

In her book The Artist’s Way, Julia Cameron suggests a bit (but really just a little bit) more specific braindump exercise. As she puts it, the two important elements of the morning pages exercise is that it happens in the morning an on pages (on paper) with a longhand writing. She suggests to start every day with writing 3 pages of fluent braindump. No matter the topic or the style – if what comes in your mind is that you have to change the bed sheets and call your sister today, write about that. She says the same as David Allen in his book Getting Things Done: you have to clear your head on the ground level first, to create space for the more creative thoughts.

I have to admit, I started this exercise as evening pages instead of morning pages, because during the years I learned that brushing my teeth is the only one morning routine I am able to do every single day, any other expansion died out of my morning routine, sooner or later… However, the important lesson from Julia Cameron is to empty your head regularly, do a braindump every day (every morning), “before it turns vapid inside you”.

Everyday writing

My favorite way of the regular braindumps is what I simply call everyday writing. For me, the National Novel Writing Month (NaNoWriMo) challenge was the one that taught me to sit down and write for at least 25 minutes a day, no matter if I have nothing to say, no matter if I just produce shit. (And the most important, I learned that it neither kills the magic, nor the fun, when I make the process of seeking inspiration a routine.)

However, I’m not Elizabeth Gilbert, who confessed in Big Magic that unlike her wedding vow, she never broke her vow to write at least 30 minutes every day, no matter what. I break this routine over and over again (and then I have to talk to myself about it over and over again), and it can be hard and painful to force myself back to the routine. The yearly challenge in November always helps, but this time I didn’t want to wait until next November, so this month I jumped in the midyear challenge of Camp NaNoWriMo. (As you can see, it helps. :))

What I do during these monthly writing challenges is basically this: I open an empty document on my iPad, and I start a braindump. I write every day, I write nonsense bullshit, I whine, I complain, I talk to myself, no matter what, I just keep the wordcount going. Most of the time it’s just garbage – sometimes I find something not-so-shitty in it.

But just like with any braindump, the best part surprisingly isn’t to find those little gems. It’s great, of course, but the best is that, whatever, I feel better, lighter every time when I just open the faucet, when I unload the garbage, when I empty my head. It helps me keep going, it helps me shake off the numbness.

No matter the format or where it gets place in your daily routine, it can feel so good to do regular braindumps.

Do you use any braindump technique?

Hírdetés

GTD alapok a bullet journalomban – GTD basics in my bullet journal

Kategória: Kategória nélkül by

Korábban megosztottam veletek néhány tippet-trükköt David Allen: Getting Things Done c. könyvéből. Most itt van még néhány – sőt elhoztam az első körös tapasztalataimat is.


[PLEASE SCROLL DOWN for the English version, and you can also read my “Welcome and sorry for my English” post here.]

A hatrétegű modell

  • 0. szint (alapszint): a mindennapi teendők szintje
  • 1. szint: az aktuális projektek, amik mellett elköteleződtünk (emlékeztek még a projekt definíciójára, ugye?)
  • 2. szint: a fókusz és a felelősségvállalás területei
  • 3. szint: hosszabb távú céljaink
  • 4. szint: a jövőképünk
  • 5. szint: az életcélunk és az életünk alapelvei

David Allen szerint, bár egy ideális világban, elméletben a felső szintek kell hogy meghatározzák az alsóbbak tartalmát: az életünk alapelvei kell hogy diktálják a jövőképünket, a jövőképünk szüli a céljainkat, a hosszú távú céljaink határozzák meg azt, hova irányítjuk a fókuszunkat, a fókusz segít kiválasztani az aktuális projektjeinket, és a projektjeink diktálják a mindennapos teendőinket.

gtd-1-600

Csakhogy…

Csakhogy a mindennapokban általában annyira elúszunk az apró-cseprő dolgokban, hogy még csak az aktuális projektjeink listáját sincs kapacitásunk átgondolni, nemhogy az életünk célján elmélkedjünk és az életünk minden területét ennek rendeljük alá.

Ahogy könyvében David Allen nagyon találóan megfogalmazta: ha süllyed a hajód, a legkevésbé sem érdekel, hogy közben merre néz.

Ezért David Allen azt javasolja, hogy a gyönyörű elmélettel szemben a gyakorlatban előbb alulról építkezzünk: előbb tegyünk rendet a mindennapos teendőink között, majd ha úgy érezzük, ezt a szintet magabiztosan kézben tartjuk, elkezdhetjük átgondolni az éppen futó projektjeinket. És így tovább: ahogy egyre magabiztosabban és egyre magasabb szinten érezzük, hogy a kezünkben tartjuk az életünk operatív szintjének irányítását, úgy tisztítjuk meg az utat azelőtt, hogy a magasabb szintekre tudjunk koncentrálni.

Az egyetemen az egyik tanáromtól hallottam egy szintén remek hasonlatot: nem mondhatod egy problémára, hogy túl kicsi, ha egyszer nagyon kínoz – gondolj csak a fogfájásra: milyen pici része az emberi testnek egy fog, de ha fáj, nem dönthetsz úgy, hogy nem foglalkozol vele. Mindenkinek az a jobb, ha előbb ez az “apróságot” rendezed el, és akkor nyugodtabban tudsz figyelni a magasztosabb dolgokra.

Getting Things Done – Alapszinten nálam

Szerettem volna még várni azzal, hogy megosszam a tapasztalataimat, hiszen annyira szárnybontogató még az, ahogy a rendszert használom. Úgy értem, mégis miről írhatnék nektek, amíg még egy rendes projektlistát sem tudtam összerakni?

De amikor David Allennek ezt a tanácsát olvastam arról, hogy előbb az alapszintet vonjuk az irányításunk alá és onnan építkezzünk, rájöttem, hogy tanulságos lehet az, ha megosztom a maga tökéletlenségében is azt a folyamatot, ahogy elkezdtem felépíteni a a GTD rendszert a magam számára.

GTD és bullet journal

Az áttörést számomra az hozta, amikor a Mi fán terem a bullet journal? cikkeimhez jópárszor végignéztem az eredeti bullet journal videót, hogy minél helytállóbban írhassam le nektek az alapfogalmakat, és egyszer csak a helyére kattant valami. Rájöttem, hogy a bullet journal és a GTD alapfogalmai között tökéletes párhuzamot tudok vonni – ami azt jelenti, hogy különösebb változtatás nélkül implementálni tudom a GTD rendszer alapszintjét abban a rendszerben, amit már most használok.

GTD BULLET JOURNAL
Legyen egy “inbox” rendszered, amiben egy helyen gyűjtesz mindent, ami a figyelmedet igényli, legyen az kicsi, nagy, sürgős vagy távlati dolog. A napi oldalaidon használd gyorsjegyzetelés módszerét, ami segít egy helyen feljegyezni mindent, ami épp felmerül, legyen az teendő, ötlet, egy jövőbeli találkozó vagy valami, amit csak úgy meg szeretnél örökíteni.
Az inboxod tartalmának minden darabjáról tisztázd, mi az: van teendőd vele vagy nincs? Esetleg egy nagyobb projekt része? Valami, amit szeretnél megőrizni referenciaként? Használj felsorolásjeleket, hogy már a feljegyzéskor rendezd a gyorslistád tartalmát: pötty a teendőknek, vonal a megjegyzéseknek, kör az eseményeknek, találkozóknak.
Rendezd el az inboxod tartalmát: az időfüggő dolgokat (találkozók, határidők) sorold be a naptáradba, a nem időhöz vagy határidőhöz kötött teendőket írd fel kontextus szerinti teendőlistákra, listázd a jelenleg futó és a jövőbeli projektjeidet, a referenciaként megőrzendő forrásokat és ötleteket iktasd úgy, hogy később is könnyen hozzáférj. Használd a jövőterveződet és a havi oldalaidat az időfüggő dolgok (események és időhöz között teendők) rendezésére, használj tematikus gyűjteményeket minden másnak, amit listáznál.
Nézd át rendszeresen és tartsd karban mind az inboxodat, mind a teendő- és projektlistáidat. A napi oldalakról a félbemaradt teendőket migráld vagy ütemezd be (naponta, hetente, esetleg minden alkalommal, amikor új oldalra lapozol – ez rajtad áll).
Köteleződj el, használd a rendszeredet, hiszen arra van, hogy az életed minden területét lefedje, a legkisebb hétköznapi projektjeidtől a legnagyobb terveiden át. A bullet journal célja, hogy mindent egy füzetben fogjon össze, legyen a naplód, a határidőnaplód, a teendőlistád vagy a projektterveződ.

Sokan arra használják a napi oldalaikat a bullet journaljukban, hogy (egyébként redundáns) napi teendőlistákat vezessenek rajtuk, de én ezt már azelőtt sem tettem, hogy David Allen kifejezetten ellenjavallotta volna a napi teendőlistákat. A napi oldalaimat csakis naplózásra használtam, de ahogy összeállt bennem ez a kép, szinte fejbevágott a felismerés: a napi oldalaim és a gyorsjegyzet nemcsak hogy tökéletesen alkalmas rá, de pontosan arra való, hogy az inboxom legyen!

Ezért elkezdtem így használni a bullet journalomat:

GTD BULLET JOURNAL A gyakorlatban
Inbox Napi oldalak Ide jegyzek fel mindent, ami aznap felmerül, legyen az egy jövőbeli esemény, egy aznapi emlék, vagy egy teendő.
Naptár Jövőtervező, heti tervező Ide sorolom be a rövid- illetve hosszútávú, adott naphoz vagy időponthoz köthető eseményeket és teendőket.
Kontextus-alapú teendőlisták Gyűjtemények Ha úgy tetszik, gyűjteménykét, vagy úgy is mondhatjuk, hogy egyszerű, mezei teendőlistaként külön oldalakon vezetem azokat a teendőimet (a napi oldalaimról átemelve), amiket (végrehajtási módjuk szerint) “otthon”, “online” vagy “Sopronban” tudok elintézni.

Ami elsőre hatalmas falatnak tűnt, már egyre természetesebben működik a kis zsebnaplómban: ha valmi felmerül vagy eszembe jut, csak feljegyzem ott, ahol a könyvjelzőm van (az aznapi oldalamon), néhány naponta, ha addig el nem intéződtek, besorolom őket a naptáramba vagy a teendőlistáimra, és – bár ez a rész még okoz nehézségeket – helyzettől függően böngészem a teendőlistáimat, hogy mit tudnék “épp most” elintézni.

Hogyan tovább?

Ez volt a 0. szint, a mindennapok szintje, a következő, az 1. pedig a futó és a jövőbeli/reménybeli projektek listájának kontroll alá vonását jelenti, és a heti áttekintő szeánsz meghonosítását az életünkben, ami segít egy lépést lépni hátra, egy kicsit egyben, jobban, aktuálisabban látni a teendőinket és projektjeinket, nemcsak a mindennapokban araszolva, hanem heti vagy akár havi léptékben gondolkodva.

Erre is vannak már ötleteim – amint legalább akkora magabiztossággal alkalmazom majd őket, mint a 0. szint elemeit, jelentkezem velük!

[ENGLISH VERSION]

GTD basics in my bullet journal

So here I come with my very first real post in English. I’m so excited! Are you?

In the last year or so I became the part of the amazing international planner / bullet journal community, and I recieved so much love, support, ideas and also opportunities for using my English, that I thought a planner theme would be perfect to go for my since-years dream and to start to share contents both in Hungarian and English on my blog. I shared a “Welcome and sorry for my English” post here, but again, please be patient with me, my English sucks here and there, but I’m doing my best. :)

So let’s dive in!

About the GTD method

I shared a few posts about the GTD idea before, but these are still in Hungarian only (and I don’t dare to make promises about translating them any soon), but for those who are not familiar with the book Getting Things Done by David Allen, and with the productivity and life-management system he’s introducing in it, I’d direct you to the source where I first heard of the GTD method: BohoBerry.com where you can read about how Kara met the GTD system, the basics gathered by her (with a bunch of cool printables and stuff), and how she implemented the system in her bullet journal.

The six layers of life and why it won’t work in the classical way for you

In his book David Allen shared the six layers of life, bottom up:

        • Ground: Current actions
        • Horizon 1: Current projects
        • Horizon 2: Areas of focus and accountabilities
        • Horizon 3: Goals
        • Horizon 4: Vision
        • Horizon 5: Purpose and principles

In theory, he says, your upper levels should determine your bottom ones: your purpose determines your vision, your vision gives you goals, your goals narrow your areas of focus, your focus shows your current projects, and your projects give you actions to do in your everyday life.

But life, usually, won’t work this way, at least you can’t start to reboot and rearrange your life top down. In most person’s life, we can’t really focus even on our open projects in the flow of the everyday todos, not mention the purpose of our lives!

“If your boat is sinking, you really don’t care in which direction it’s pointed!”, said David Allen. In other words, yes, your purpose of life should (through your vision, your focus, your goals, your projects) guide your everyday actions, but you can’t even hope to have a clear picture of your higher levels, if you are too busy fighting on ground level. You have to gain control over your everyday stuff first, than you can gain a clearer picture of all your projects you currently have or you wish to commit to in the future. If you are in control with your projects, you will probably already have a clearer picture of what your goals should be, and so on.

One of my professors at uni used this metaphor: you can’t ignore a problem saying it’s too little, if it bugs you, just as you can’t ignore an aching tooth, no matter how little it is. You have to take care of it first, and you can focus on bigger things only when your itsy-bitsy tooth and its big pain won’t demand the most of your attention.

Me and my ground level

Currently I’m trying to implement the GTD method in my life, but I’m doing my very first baby-steps and I really didn’t want to share my incomplete process here on my blog until I gain more confidence with it. (I didn’t even finish the book yet!)

But reading David Allen’s words of the importance of cleaning the ground level, I decided sharing my baby-steps and my current incomplete baby-system though.

GTD in my bullet journal

Lately I prepared a mini-series for my lovely readers about the bullet journal basics (again, still in Hungarian only, and I won’t make promises), and after watching the original tutorial like a dozen times, something just clicked in: I realized I can draw an exact equivalency between the GTD and the bujo terms.

GTD BULLET JOURNAL
Capture everything that has your attention. Have an inbox where you can do this. Do rapid logging on your daily pages, log everything as you go, be it a task, a future event, a note, an idea, a quick journal-like entry.
Clarify what you captured: are they actionable, non-actionable? Are they time-specific or not time specific? Do your actionable items suggest a project? Are the non-actionable items something that you want to file as a reference? Use bullets. Dot for todos (actionable items), dash for notes (non-actionable items), circle for events (time-specific).
Organize your stuff into your calendar (if time-specific stuff), todo lists (if actionable but not time-specific stuff), current projects lists, future projects lists, reference lists. Use your future log / monthly log for schedulable events and todos, use collections (thematic lists) for everything else.
Regularly clear your inbox, keep your lists (your projects lists and your todo lists) up-to-date. From your daily pages move your unfinished tasks forward (migrate), schedule them in your calendar, or sort them into a collection.
Engage, use your system, review regularly, stay up-to-date with your lists. The GTD system is for managing all your life projects (be it little or big, personal or professional, current or future) together. Engage, use your system, your bullet journal is for collecting and keeping everything together in one book (be it a planning or journaling).

Many people use their daily pages for keeping (redundant) todo lists, but I didn’t do it, long before David Allen suggested so. (Or at least long before I knew about David Allen’s advice. :)) I used my dailies for journaling only, but after my revelation, I realized that my dailies aren’t just fitting to be my inbox, they SHALL BE my inbox!

How I use the GTD method in my bullet journal

GTD BULLET JOURNAL How
Inbox Daily log I capture everything that came up that day, be it a short-term todo, a future event, an idea, something I want to look into, or something I just want to capture and save about that day.
Calendar Future log and weekly spread I use them for organizing day-specific and time-specific events and todos (deadlines).
Context-based todo lists Collections You can call them collections, you can call them simply todo lists, the point is, I have a few of them, based on the context needed for perform the tasks on them (like “at home”, “in town” or “online”), and I sort my todos here pulled from my daily pages (unless I finished them in the meanwhile).

What seemed to be so difficult at first (I can tell you I had a few really terrible first attempts on creating an inbox, that caused more stress than relief), turned out to be so simple when I figured out how to use my already existing system and well-known tools with only a bit adjusting.

What’s next?

That’s the ground level – there’s five more. Horizon 1: projects is the next. I already have a few ideas for my projects list and my weekly review to gain a clearer picture of not only the day-to-day stuff, but the horizon of a few weeks or months ahead. I promise I’ll share them (and hopefully not in Hungarian only :)) when I gained a bit more confidence with them too. Until then, I’m pretty sure you can catch a few peeks on my Instagram account. ;) See you there – and here too!

boat-hun-600
boat-en-600

{Vigyázz! Kész! Posztolj!} – Így tervezek én

Kategória: Kategória nélkül by

Ó de régen adós vagyok már egy becsületes bullet journal cikkel!… No, ez nem az lesz.

De ha már az őszre visszatérő {Vigyázz! Kész! Posztolj!} kihívás aktuális témája a tervezés, megpróbálok egy kis betekintő kitekintést adni, hogy milyen rendszerek, ötletek, alapelvek inspirálták azt, ahogy most tervezek.

Mi ez? A {Vigyázz! Kész! Posztolj!} egy kéthetente jelentkező blogger kihívás, ahol a résztvevők előre meghatározott, egészen a cikkek megjelenéséig titkos témákról írnak blogjukban. Ha csatlakoznál vagy érdekel a kihívás részletes szabályzata, keresd fel a VKP kihívás összefogó bejegyzését. A többi résztvevő írása az inlinkz gyűjtemény gombjára kattintva érhető el. A kihívásra írt korábbi cikkeimet a vkp címke alatt találhatjátok meg.

A hónap bloggere: a VKP keretein belül havonta egy alkalommal egy önként jelentkező blogger adja a témát. Ezt a témát Évától, az Anyu tervez blog szerzőjétől kaptuk.

Róla és a blogról: “Nemcsak anyaságról, babázásról szól a blog. Sok cikk szól a tervezésről, időbeosztásról, hatékonyságról, melyeket a tervezés menüpont alatt találtok. A lélek és az anyaként is nő rovatok szintén érdekesek lehetnek azok számára is, akik még nem babáznak: nőcis cikkeket találtok itt főleg. A háztartás menüpontban takarításról, selejtezésről, rendezésről olvashattok. A blogom februárban indult, átlagosan heti 3 cikkel jelentkezem. A témákat úgy próbálom alakítani, hogy a gyermekkel otthon lévő anyák kihozhassák a maximumot napjaikból, ugyanakkor rengeteg ötletet fel tudnak használni a babázás előtt álló olvasóim is, hiszen a hatékonyságnövelés, és a tervezéssel kapcsolatos tippek nemcsak babával tarkított pályán érvényesek :)” – Éva, Anyu tervez

Bullet Journal

Ryder Carroll rendszere, a bullet journal az egyik fő ihletforrásom a tervezésnél. Ezer éve igyekszem rászánni magam annak a bizonyos első bullet journalos cikkemnek az átírására / lecserélésére, mert mókás, mennyire félreértettem első nekifutásra a bullet journal rendszert. Minden esetre az, amit első pillantásra hittem a bullet journalról, az, amit később megtanultam róla, és amit hozzágyűjtöttem a nagyvilágból, azóta is szépen tovább él, folyamatosan változó formában: örülök, hogy van egy olyan naplóval kombinált tervezőm, amit egy üres füzetbe, az első tollvonástól az utolsóig magamnak gondolhatok ki.

Valójában apró, mégis alapvető gondolatbeli változást hozott nálam a “bullet”-ekben, felsorolásokban való gondolkodás is: rendezettebbek, jobban átláthatóak lettek a feljegyzéseim, mióta mindent felsorolás-jelleggel vetek papírra, néhány jól körülhatárolt típus alá szedve.

GTD (Getting Things Done) metódusa

Ahogy már írtam róla, a rendszert, amit David Allen azonos című könyvében ír le, valószínűleg még egy jó ideig nem fogom tudni egészében alkalmazni, de máris rengeteg apróság szivárgott át belőle a hétköznapjaimba, például a kontextus szerint szétválogatott, állandóan futó (tehát nem napi, heti vagy havi) teendőlisták.

Logbook

Austin Kleonnak erről az ötletéről először Dóri blogján olvastam. Az alapgondolat az, hogy terjengős naplóbejegyzések helyett céltudatosan, vázlatosan jegyezzük fel egy-egy nap eseményét. A célja az, hogy akárcsak a hajónaplók (“logbook”-ok), megmutassák, mennyit haladtunk, mit tettünk aznap.

Ahogy írtam fent, a napi bejegyzéseim – ha és amikor épp vannak – nem tartalmaznak napi teendőket, helyettük viszont igyekszem legalább efféle logbook, vázlatos hajónapló stílusban lejegyezni ezt-azt arról, ami aznap történt.

Pomodoro

A pomodoro módszer – amiről szintén Dórinál olvastam először – nem annyira tervező mint inkább a hatékonyságot, a fókuszált figyelem állapotát segítő módszer (és miután az államvizsgára való kétségbeesett tanulásban életet mentett, mostanában mégsem jeleskedem benne), mégis azért említem, mert jól együtt tud működni a GTD kontextus-függő teendőlistáival, és igyekszem – kisebb-nagyobb sikerrel – minél nagyobb gyakorisággal ilyen hatékony blokkokat, tematikus “hórukkokat” elhelyezni az időmben. Ilyen lehet például 25 perc ruhaszortírozás, 25 perc hot-spot takarítás, 25 perc virtuális szortírozás, vagy épp ahogy ez a cikk is íródott: 25 perc fókuszált írás.

Don’t Break the Chain

Sajnos azok a napok egy időre legalábbis leáldoztak, amikor valóban nap nap után szakadatlanul hűséges voltam bizonyos alapvető fogadalmaimhoz. Most azon vagyok, hogy újra visszahozzam ezeket a legalapvetőbb fogadalmaimat a mindennapjaimba, amik nem sokat változtak azóta, hogy először kitűztem őket: a mindennapos hot-spot takarítást, a mindennapos jógát és a mindennapos írást.

Heti tervező

Kara Benz (Boho Berry) bullet journal stílusa mindig kedves marad a számomra, hiszen ő volt az első inspirációm (neki köszönhetem azt is, hogy olyan csodálatosan félreértelmeztem kezdetben a bullet journal mibenlétét :)), kezdetben szinte csak őt másoltam, ő volt az én “kályhám”, és persze azóta is sokat tanultam tőle, de ma már szinte csak a heti tervezőimben érhető tetten közvetlenül a keze nyoma.

Calendex

Eddy Hope módszeréről, a calendexről (ami a calendar, azaz naptár és az index, azaz szószedet szerelemgyereke) szintén Boho Berrynél hallottam. A módszer lényege, hogy olyan áttekintő naptárakban (mint például az éves áttekintő), ahol nincs elegendő hely, hogy szöveges bejegyzéseket vigyünk fel egy naphoz, pláne nem többet is, az áttekintő naptárt mintegy szószedetnek, gyorshivatkozásnak használjuk, csak oldalszámokat tüntetünk fel benne, míg a bővebb tartalmat az indexelt lapon helyezzük el.

Bár érdekesnek, de számomra érdektelennek tartottam ezt a módszert egészen addig, amíg praktikus okokból át nem költöztem egy A6-os méretű tervezőbe. Itt, ahol már sokkal kardinálisabb kérdés volt a helytakarékosság, mint egy A5-ös naplóban, aho “táncolni is lehetett”, rögtön ráhangolódtam a calendex stílusra.

Így használom a határidőnaplómat

Bővebb kifejtést érdemelne, de csupán címszavakban, ebből áll tehát a DIY határidőnaplóm:

  • havi tervezők, amiket egészen novemberig előkészítettem, hogy a jövőbeli eseményeket is fel tudjam jelezni, calendex stílusban
  • heti tervező, ami a heti beosztásomat (a találkozóimat és hatáidős teendőimet) tartalmazza, valamint egy mini figyelőt, amin a legfontosabb szokásimat követem
  • napi oldalak, amik logbook stílusban egyfajta gyorsnaplóként szolgálnak, de ide jegyzem fel a felmerülő jövőbeli események bővebb kifejtését is, amiket aztán a havi tervezőkben indexelek
  • teendőlisták, amiken kontextus szerint (például “otthon”, “online”, “Sopronban”) gyűjtöm a feladatokat

[Heti tervező napi loggal]

[Heti tervező calendex hivatkozásokkal]

[Havi tervező / jövőtervező calendex hivatkozásokkal]

Így osztom be az időmet

Szeptemberre kicsit fellélegezhetek, és a(z egyébként általában átkómázott) hétvégéken kívül is marad időm, amit újra érdemben beoszthatok, ezért érdemes ismét időbeosztásról beszélni.

Mivel nincs nagyon sok találkozóm, amikkel különösebben zsonglőrködnöm kellene, és az életem nem igényel különösebb mobilitást, rugalmasságot vagy folyamatos ugrásra kész állapotot, ezért számomra a pomodoro módszer, a tematikus (kontextus-függő) időblokkok, a fókuszált figyelemnek ezek az elkülönített szeletei azok, amik igazán passzolnak.

Ha tehát egy hosszabb (fél-egy órás vagy hosszabb) szabad időblokk áll előttem (és rá tudom szánni magam, hogy ne az aktuális sorozatom előtti nyáladzó elnyúlással töltsem ki), akkor egyszerűen elindítom az időzítőmet, és kontextus-függően kitöltöm feladatokkal az adott időblokkot.

[Látványos pomodoro blokkok a Forest alkalmazásban]

Nos, ahogy láthatjátok, sejthetitek és be is vallottam fent, az életem nem igényel kifejezett cipőkalanas tervezést, így a leghatékonyabb tervezési praktikákat talán nem tőlem fogjátok ellesni, de remélem, azért sikerült hasznos vagy legalábbis érdekes ötleteket mutatnom.

Ha mások tippjeire is kíváncsiak vagytok, feltétlenül kattintsatok tovább és nézzétek meg a többiek cikkeit is:

Getting Things Done – A hatékonyabb teendőlista

Kategória: Kategória nélkül by

David Allen: Getting Things Done c. könyve, ami a mindennapos hatékonyság egy, az élet minden területére kiterjedő rendszerét mutatja be, jó ideje félbehagyva várakozik az olvasmánylistámon, ennek oka pedig az, hogy csak úgy faltam a könyv elméleti részét, a gyakorlati megvalósításnál viszont falakba ütköztem.

De ez nem ejt különösebben kétségbe, hiszen

  • a könyv szerint jó két évre van szükség, hogy a teljes rendszert működő gyakorlatba átültessük, így természetes, hogy nem egyhétvégés projektről beszélünk,
  • és rengeteg olyan apró tippet ajánlj a könyv, amit – a szerző szerint is – akár önmagukban is átvehetünk, és még ha nem is implementáljuk az egész rendszert, néhány trükkel és aprósággal is jelentős változást érhetünk el.

Hasonlóképpen jártam a Fly Lady módszerrel is a háztartásvezetés terén: a teljes rendszert zónázós takarítástól, mindenestől még sosem sikerült egészében bevezetnem, de mindössze néhány olyan apró trükk, mint a hot-spot takarítás, vagy az egészen apró(nak tetsző) szemléletbeli változások is gyökeresen megváltoztatták az életem.

Ezért egy néhány részes sorozatban megosztok néhány alapgondolatot és “tuti tippet”, amik önmagukban, a GTD rendszer teljes alkalmazása vagy egyáltalán, ismerete nélkül is segíthetnek jobban átlátni a teendőinket és hatékonyabban utánuk járni.

gtd-1-600

Teendő vagy projekt?

Számomra igazi homlokracsapós heuréka élmény volt megismerni a projekt és a teendő közti különbséget David Allen definíciójában.

Ha a projekt szót halljuk, általában nagyobb szabású, hosszabb távú tervekre gondolunk. David Allen azonban egészen máshogy határozza meg a projektet. Az ő megfogalmazásában minden projekt, ami

  • valamilyen vágyat, szándékot, kívánságot fejez ki, és
  • egynél több teendőt tartalmaz.

Tehát minden futó gondolat, amihez kapcsolódik egy “kellene”, “jó volna”, “bárcsak” vagy “szeretném, ha”, az egy projekt kezdetleges megfogalmazása, és szintén nem teendő, hanem projekt bármi, amit egy lépésben nem lehet végrehajtani.

Miért fontos az első kitétel? – Mert egy kis gyakorlattal és odafigyeléssel segít nyakon csípni a formátlan kívánságainkat, projektté fogalmazni őket és ezzel közelebb jutni a megvalósításukhoz.

Miért fontos a második kitétel? – Mert sok “teendő” azért ragad a teendőlistánkon, mert nem tudjuk, mi is velük pontosan a “teendő”. Nem tekintjük projektnek őket, hiszen egészen apró, párlépéses projektek, mégis nehezebb elkezdni őket, mivel csak azt fogalmaztuk meg, hogyan néznek ki kész állapotukban, de nem határoztuk meg azt, mi az a következő lépés, amivel előbbre lehet mozdítani őket.

Hogyan fogalmazzunk tehát meg egy projektet? – Egy projekt leírásához alapvetően két dolgot kell ismernünk:

  • DONE – Milyen a projekt “done”, azaz kész állapota? (Például: publikáltam egy cikket a GTD módszer tippjeiről.)
  • DOING – Milyen a projekt “doing” állapota, azaz hogyan néz ki az, amikor épp dolgozunk rajta? (Pl: listázom a hasznos tippeket.)

Ahogy a példából is látszik, az a “teendő”, ami korábban egyszerűen “GTD cikk” néven szerepelt volna a teendőlistámon, valójában egy kis projekt, ami számos egymást követő lépésből áll: listázni a tippeket, ötletelni/vázlatot készíteni, tisztázni a szöveget, illusztrációt keresni, illusztrációt szerkeszteni, beütemezni a bejegyzést.

Mi a következő lépés?

Egy másik oka lehet annak, hogy egy teendő régóta a teendőlistánkon rekedt, ha nem ismertük fel, hogy egy projekt egy lépése – csakhogy nem a soron következő! Egy nagy projekt esetén természetes, hogy felvázolunk egy lépésről lépésre akciótervet, de egy apró projekt esetén ezt gyakran még gondolatban sem tesszük meg, és így felkerül a listánkra egy lépés, amiről csak azt tudjuk, hogy nem végezhetjük el “most még”, hiszen “most éppen” nem tudunk rá sort keríteni.

Apró projekteknél talán pazarlás is mindezt írott akcióterv, terjengős ötletbörze formájában papírra vetni, de feltétlen érdemes elvégezni gondolatban. Például már régen elhatároztam, hogy elajándékozom néhány ruhámat, ezért ez jó ideig “ruhákat adományozni” címen szerepelt a teendőlistámon. A GTD könyv olvasása közben rájöttem, hogy itt valójában egy apró projektről van szó, de az sem segített, hogy megfogalmaztam, hogy mit jelent a “done” (jó helyre adományoztam a nem használt ruháimat) és a “doing” (eljuttatom a ruháimat valahova, ahol hasznukat veszik), mert az első teendő, ami magától értetődően eszembe jutott, nem az első dolog volt, amit akár azonnal megtehettem a projektemért.

Ezután jött a néma kérdezősködés önmagammal. – De honnan tudom, hol vennék hasznukat? – Facebookon biztosan van egy helyi csoport, ami ezzel foglalkozik. – De hol találok ilyen csoportot? – A húgom biztosan hozzá tud szólni. – Így lett a triviális kis projektem nem is annyira triviális következő lépése ez: “Ancsnak írni: fb csoport?”

Ahhoz tehát, hogy egy projekt hatékony megvalósításába foghassunk, nemcsak azt kell tudnunk meghatározni, mit tudunk tenni a projekt érdekében, hanem hogy mi az az első, előfeltételhez nem kötött lépés, amit akár azonnal meg tudnánk tenni.

Hogyan csoportosítsam a teendőimet?

Egy másik heuréka-pillanat az volt a számomra, amikor a teendők “kontextus szerinti” csoportosításával ismerkedtem meg.

Korábban nekem is természetes volt, hogy a teendőimet olyasmi kategóriákba rendezem, mint “blog”, “háztartás”, “munka”, “család”, stb. Ezzel szemben David Allen azt javasolja, hogy a teendőinket aszerint rendezzük össze, milyen kontextusban, milyen körülmények közt oldhatók meg. Például vannak olyan teendők, amikhez mindenképp internetkapcsolat szüksége. Vannak olyan teendők, amiket csak otthon lehet elvégezni, vagy éppen ellenkezőleg, be kell menni miattuk a városba. Vannak olyanok, amikhez telefon kell, és vannak, amikhez a férjünk vagy a főnökünk jelenléte, hiszen velük kell megbeszélnünk egy ügyet.

Ha téma, életkategória szerint rendezzük a teendőket, megnehezítjük a végrehajtásukat, hiszen több listáról kell összemazsoláznunk, hogy az adott körülmények közt (épp otthon vagyunk, vagy épp úton de internetkapcsolattal, vagy épp a városban, stb.) minek tudunk a végére járni. Megoldás szempontjából viszont mindegy, hogy egy internetes keresést épp egy cikkhez hajtok végre, egy kirándulás szervezését mozdítom vele előre vagy egy családtagomnak keresek épp születésnapi ajándékot, könnyedén tudom őket egymás után intézni, amikor épp internetközelben vagyok. Ugyanígy gördülékenyen összeköthető egy csomag feladása egy barátnak, a tisztítószerek vásárlása és egy illusztráló fotó készítése egy blogposzthoz, hiába szerepelnének különböző tematikus listán.

Ha a teendőinket megoldási mód szerint csoportosítjuk (esetemben például: “online”, “otthon”, “Sopronban”, “Petivel”, stb.), akkor a kontextus, az éppen adott körülményeink máris szűkítik, melyik teendólistákról válogathatunk, és megkönnyítik a teendők végrehajtását, energiát, időt, figyelmet spórolnak a végrehajtásukhoz azzal, hogy a “kezünk alá készítik” őket.