Getting Things Done – A hatékonyabb teendőlista

David Allen: Getting Things Done c. könyve, ami a mindennapos hatékonyság egy, az élet minden területére kiterjedő rendszerét mutatja be, jó ideje félbehagyva várakozik az olvasmánylistámon, ennek oka pedig az, hogy csak úgy faltam a könyv elméleti részét, a gyakorlati megvalósításnál viszont falakba ütköztem.

De ez nem ejt különösebben kétségbe, hiszen

  • a könyv szerint jó két évre van szükség, hogy a teljes rendszert működő gyakorlatba átültessük, így természetes, hogy nem egyhétvégés projektről beszélünk,
  • és rengeteg olyan apró tippet ajánlj a könyv, amit – a szerző szerint is – akár önmagukban is átvehetünk, és még ha nem is implementáljuk az egész rendszert, néhány trükkel és aprósággal is jelentős változást érhetünk el.

Hasonlóképpen jártam a Fly Lady módszerrel is a háztartásvezetés terén: a teljes rendszert zónázós takarítástól, mindenestől még sosem sikerült egészében bevezetnem, de mindössze néhány olyan apró trükk, mint a hot-spot takarítás, vagy az egészen apró(nak tetsző) szemléletbeli változások is gyökeresen megváltoztatták az életem.

Ezért egy néhány részes sorozatban megosztok néhány alapgondolatot és “tuti tippet”, amik önmagukban, a GTD rendszer teljes alkalmazása vagy egyáltalán, ismerete nélkül is segíthetnek jobban átlátni a teendőinket és hatékonyabban utánuk járni.

gtd-1-600

Teendő vagy projekt?

Számomra igazi homlokracsapós heuréka élmény volt megismerni a projekt és a teendő közti különbséget David Allen definíciójában.

Ha a projekt szót halljuk, általában nagyobb szabású, hosszabb távú tervekre gondolunk. David Allen azonban egészen máshogy határozza meg a projektet. Az ő megfogalmazásában minden projekt, ami

  • valamilyen vágyat, szándékot, kívánságot fejez ki, és
  • egynél több teendőt tartalmaz.

Tehát minden futó gondolat, amihez kapcsolódik egy “kellene”, “jó volna”, “bárcsak” vagy “szeretném, ha”, az egy projekt kezdetleges megfogalmazása, és szintén nem teendő, hanem projekt bármi, amit egy lépésben nem lehet végrehajtani.

Miért fontos az első kitétel? – Mert egy kis gyakorlattal és odafigyeléssel segít nyakon csípni a formátlan kívánságainkat, projektté fogalmazni őket és ezzel közelebb jutni a megvalósításukhoz.

Miért fontos a második kitétel? – Mert sok “teendő” azért ragad a teendőlistánkon, mert nem tudjuk, mi is velük pontosan a “teendő”. Nem tekintjük projektnek őket, hiszen egészen apró, párlépéses projektek, mégis nehezebb elkezdni őket, mivel csak azt fogalmaztuk meg, hogyan néznek ki kész állapotukban, de nem határoztuk meg azt, mi az a következő lépés, amivel előbbre lehet mozdítani őket.

Hogyan fogalmazzunk tehát meg egy projektet? – Egy projekt leírásához alapvetően két dolgot kell ismernünk:

  • DONE – Milyen a projekt “done”, azaz kész állapota? (Például: publikáltam egy cikket a GTD módszer tippjeiről.)
  • DOING – Milyen a projekt “doing” állapota, azaz hogyan néz ki az, amikor épp dolgozunk rajta? (Pl: listázom a hasznos tippeket.)

Ahogy a példából is látszik, az a “teendő”, ami korábban egyszerűen “GTD cikk” néven szerepelt volna a teendőlistámon, valójában egy kis projekt, ami számos egymást követő lépésből áll: listázni a tippeket, ötletelni/vázlatot készíteni, tisztázni a szöveget, illusztrációt keresni, illusztrációt szerkeszteni, beütemezni a bejegyzést.

Mi a következő lépés?

Egy másik oka lehet annak, hogy egy teendő régóta a teendőlistánkon rekedt, ha nem ismertük fel, hogy egy projekt egy lépése – csakhogy nem a soron következő! Egy nagy projekt esetén természetes, hogy felvázolunk egy lépésről lépésre akciótervet, de egy apró projekt esetén ezt gyakran még gondolatban sem tesszük meg, és így felkerül a listánkra egy lépés, amiről csak azt tudjuk, hogy nem végezhetjük el “most még”, hiszen “most éppen” nem tudunk rá sort keríteni.

Apró projekteknél talán pazarlás is mindezt írott akcióterv, terjengős ötletbörze formájában papírra vetni, de feltétlen érdemes elvégezni gondolatban. Például már régen elhatároztam, hogy elajándékozom néhány ruhámat, ezért ez jó ideig “ruhákat adományozni” címen szerepelt a teendőlistámon. A GTD könyv olvasása közben rájöttem, hogy itt valójában egy apró projektről van szó, de az sem segített, hogy megfogalmaztam, hogy mit jelent a “done” (jó helyre adományoztam a nem használt ruháimat) és a “doing” (eljuttatom a ruháimat valahova, ahol hasznukat veszik), mert az első teendő, ami magától értetődően eszembe jutott, nem az első dolog volt, amit akár azonnal megtehettem a projektemért.

Ezután jött a néma kérdezősködés önmagammal. – De honnan tudom, hol vennék hasznukat? – Facebookon biztosan van egy helyi csoport, ami ezzel foglalkozik. – De hol találok ilyen csoportot? – A húgom biztosan hozzá tud szólni. – Így lett a triviális kis projektem nem is annyira triviális következő lépése ez: “Ancsnak írni: fb csoport?”

Ahhoz tehát, hogy egy projekt hatékony megvalósításába foghassunk, nemcsak azt kell tudnunk meghatározni, mit tudunk tenni a projekt érdekében, hanem hogy mi az az első, előfeltételhez nem kötött lépés, amit akár azonnal meg tudnánk tenni.

Hogyan csoportosítsam a teendőimet?

Egy másik heuréka-pillanat az volt a számomra, amikor a teendők “kontextus szerinti” csoportosításával ismerkedtem meg.

Korábban nekem is természetes volt, hogy a teendőimet olyasmi kategóriákba rendezem, mint “blog”, “háztartás”, “munka”, “család”, stb. Ezzel szemben David Allen azt javasolja, hogy a teendőinket aszerint rendezzük össze, milyen kontextusban, milyen körülmények közt oldhatók meg. Például vannak olyan teendők, amikhez mindenképp internetkapcsolat szüksége. Vannak olyan teendők, amiket csak otthon lehet elvégezni, vagy éppen ellenkezőleg, be kell menni miattuk a városba. Vannak olyanok, amikhez telefon kell, és vannak, amikhez a férjünk vagy a főnökünk jelenléte, hiszen velük kell megbeszélnünk egy ügyet.

Ha téma, életkategória szerint rendezzük a teendőket, megnehezítjük a végrehajtásukat, hiszen több listáról kell összemazsoláznunk, hogy az adott körülmények közt (épp otthon vagyunk, vagy épp úton de internetkapcsolattal, vagy épp a városban, stb.) minek tudunk a végére járni. Megoldás szempontjából viszont mindegy, hogy egy internetes keresést épp egy cikkhez hajtok végre, egy kirándulás szervezését mozdítom vele előre vagy egy családtagomnak keresek épp születésnapi ajándékot, könnyedén tudom őket egymás után intézni, amikor épp internetközelben vagyok. Ugyanígy gördülékenyen összeköthető egy csomag feladása egy barátnak, a tisztítószerek vásárlása és egy illusztráló fotó készítése egy blogposzthoz, hiába szerepelnének különböző tematikus listán.

Ha a teendőinket megoldási mód szerint csoportosítjuk (esetemben például: “online”, “otthon”, “Sopronban”, “Petivel”, stb.), akkor a kontextus, az éppen adott körülményeink máris szűkítik, melyik teendólistákról válogathatunk, és megkönnyítik a teendők végrehajtását, energiát, időt, figyelmet spórolnak a végrehajtásukhoz azzal, hogy a “kezünk alá készítik” őket.

Reklámok

Getting Things Done – A hatékonyabb teendőlista” bejegyzéshez ozzászólás

  1. Szia Timi! Már hiányoltalak! 🙂 Ez egy nagyon jó cikk lett, várom a folytatást! Addig is igyekszem az olvasottak alapján átgondolni a “projektjeimet”… 🙂

  2. Kiváló könyv, én már tavasz óta alkalmazom, de ahogy írtad is, idő kell a teljes bevezetéshez 🙂 Nálam jelenleg jól működik, amit sikerült átültetnem eddig a gyakorlatba 🙂

  3. Visszajelzés: {Vigyázz! Kész! Posztolj!} – Így tervezek én | Kincsesfüzet

  4. Visszajelzés: Inspiring Clicks #6 – Augusztus ’16 - Daily Dorothy

  5. Visszajelzés: GTD alapok a bullet journalomban – GTD basics in my bullet journal | Kincsesfüzet

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s